Gmailをもっと便利に使うための必須テクニック8選【予約送信、不在通知、開封確認、大容量添付、情報保護、Etc】

はじめに

GmailやGoogle Workspaceを仕事で使っている人も多いと思います。普通に使っていても便利でコスパ最高のサービスですが、使いこなすことでより便利につかうことができるようになります。

この記事ではGmailやGoogle Workspaceをより便利に使うためのテクニックを紹介します。

1. 予約送信

メールは非同期用のツールと分かっていても、夜中や早朝にメールを送ることに抵抗がある人は多いと思います。

そんなときは予約送信機能を使うのが便利です。最新(2022年9月時点)のGmailでは、送信ボタン横にあるオプションから簡単に送信日時を設定することができます。

2. 不在通知

夏休みなどでしばらく休暇を取る場合、取引先からのメールが気になってしまいませんか？Gmailでは期間を指定して自動返信メールを設定しておくことができます。

「歯車マーク」->「すべての設定を表示」->「不在通知」から設定を有効にすることができます。同一の相手への自動返信は4日に1度に制限されているので、自動返信が相手の迷惑になることもありません。

件名や本文も自由に変更できますので、お急ぎの場合の代替の連絡先などを記載するなど、細かな気配りもできます。

3. テンプレート

議事録の共有や、定例打ち合わせ前のリマインダーメールなど、何度も同じような形式のメールを書く機会はありませんか？そんなときにはテンプレートを作成しておいて使い回すことで、短い時間で正確なメールを作成することができます。

テンプレート機能は初期設定では無効になっているので有効化する必要があります。「歯車マーク」->「すべての設定を表示」->「詳細」タブを選択->「テンプレート」から有効化しましょう。

使い方はとても簡単です。まずテンプレートを作成するときには、普通にメールを作成し、「…」->「テンプレート」->「下書きをテンプレートとして保存」をすればOKです。

読み込む場合も、「…」->「テンプレート」->「テンプレートの挿入」からテンプレートを選択するだけで読み込めます。

4. レイアウトとマルチ送信モード

この機能はGoogle Workspaceのみの機能です。（2022年9月現在）

レイアウト機能はHTMLを使った少しリッチなメールを簡単に作成するための機能です。メール作成画面にある下記のボタンから起動し、リッチなHTMLメールを作成することができます。プリセットされたレイアウトの中から選択することで、簡単にデザイン性の高いメールを作成することができます。またロゴやテーマカラー、フォントなどもカスタマイズしてデフォルトのスタイルとして保存しておくこともできます。

マルチ送信モードはマーケティングメールを送るときには必須となる機能です。特定電子メール法では、受信者からメールの送信をしないように求める通知があった際にはそれ以降の送信を止める必要があります。

メールマガジン等を配信するサービスを利用する場合、これを遵守するために「登録解除」「配信停止」のリンクがメールの最後に追加され、配信停止を希望した受信者を管理できるようになっています。

このマルチ送信モードはGmailで同等の機能を実現させるもので、右下にあるボタンを押すだけで管理用の「登録解除」リンクを追加することができます。簡単なマーケティングメールを送りたいけど、専用サービスを導入するほどではない場合などにはとても便利な機能です。

5. 情報保護モード

情報保護メールはセキュリティを高めたい場合に使える機能です。

メールの転送、コピーなどの操作を制限し、有効期限も設定することができます。あくまでもメールクライアント上での操作を禁止するもので、抜け道は沢山あるため過信は禁物です。例えばメールが表示された画面をカメラで撮影するなどができてしまうため、あくまでも「うっかり漏洩」を防ぐための機能として覚えておくとよいでしょう。

6. 開封確認

相手がメールを開いてくれたのかどうかが知りたいときに便利なのが開封確認機能です。

2022年9月現在、この機能はGoogle Workspaceでデフォルト無効になっていますが、管理者権限で有効にすることで利用ができます。

Google Workspaceの管理コンソールで、「アプリ」->「Google Workspace」->「Gmailの設定」->「ユーザー設定」->「開封確認メッセージ」から有効化することができます。

7. 送信取り消し時間の延長

メールの送信ボタンを押した後に記載漏れや間違いに気付くことはありませんか？筆者はよくあります。素早く反応できることもあれば、タッチの差で取り消しが間に合わずに訂正メールを書く羽目になる場合も。

Gmailではデフォルトでは取り消し可能時間は5秒間に設定されていますが、設定を変更することができます。最大で30秒まで伸ばせるため、書き間違えの多い人は設定を変更してもよいでしょう。

「歯車マーク」->「すべての設定を表示」->「送信取り消し」から設定を変更することができます。注意点として毎回設定した時間だけ待つことになるので、会議中やテレワーク中にリアルタイムにメールを送ったりすることが多い方はデフォルトのままの方が便利かもしれません。

8. 大容量（20MB以上）のファイル送信

Gmailでも添付できるファイルの容量に上限がありますが、Google Driveとの連携を使うことでこの上限を回避できます。

ファイルアップロードの際に、「ドライブへのリンク」を選択しておくことで、直接の添付ファイルではありませんが、Google Driveと連携する形で大容量のファイル送信を行うことができます。

終わりに

如何だったでしょうか？毎日使うメールサービスはちょっとしたコツやテクニックを知っているだけどさらに便利になります。ぜひご活用ください。

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